SISTEM INFORMASI KOMPUTER OTOMATISASI PERKANTORAN DAN SISTEM PAKAR
Dengan adanya kemajuan teknologi yang berkembang begitu pesat kebutuhan manusia akan teknologi terutama system informasi pun semakin meningkat. Terlebih lagi perusahaan sudah semakin berkembang maka dari itu setia perusahaan sangat memerlukan system informasi yang dapat mempermudah mereka dalam membuat sebuah laporan juga catatan yang akan mereka pakai sebagai suatu data dalam perusahaan.
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Sistem Informasi Berbasis Computer (CBIS)
CBIS atau Computer Base Information System mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi, meskipun secara teoritis, penerapan sebuah sistem informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya, namun pada prakteknya dengan data dan kebutuhan informasi yang begitu kompleks maka peran teknologi komputer begitu dibutuhkan, peran komputer inilah yang dikenal dengan istilah “computer based” karena digunakan untuk mengolah informasi dalam sebuah sistem maka disebut “Computer Base Information System” atau sistem informasi berbasis komputer.
Sistem Informasi Berbasis Komputer atau Computer Based Information System (CBIS) merupakan sistem pengolahan suatu data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dapat dipergunakan sebagai alat bantu yang mendukung pengambilan keputusan, koordinasi dan kendali serta visualisasi dan analisis.
Maka dapat disimpulkan bahwa system informasi berbasis computer adalah system pengolah suatu data yang berkualitas dan di pergunakan untuk membantu mengambil sebuah keputusan dan untuk menentukan peranan teknologi dalam kehidupan ini.
2.2 Pengertian Otomatisasi Komputer
Otomatisasi kantor merupakan penggunaan alat elektronik yang digunakan untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang didalam dan diluar
perusahaan. O’Brien ( 1996 ) mendefinisikan otomatisasi kantor sebagai sistem informasi berbasis telekomunikasi yang mengumpulkan, memproses, menyimpan dan mendistribusikan pesan-pesan, dokumen-dokumen dan komunikasi elektronik lainnya diantara individual, grup-grup kerja dan organisasi
Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel, maka kebutuahan dari metode manual ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi dikantor.
2.3 Tujuan Otomatisasi Komputer
Otomatisasi Perkantoran, OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja melalui :
Ø Meminimalkan pengeluaran pada biaya
Ø Pemecahan masalah kelompok
Ø Pelengkap bukan pengganti, Pelengkap informasi ini digunakan agar dapat lebih baik dalam berkomunikasi.
Ø Penggabungan dan penerapan teknologi
Ø Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
Ø Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan
Ø Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat
2.4 Manfaat Otomatisasi Komputer
Manfaat yang dapat diperoleh perusahaan dalam pemanfaatan sistem otomatisasi perkantoran, diantaranya :
u Otomatisasi perkantoran membuat informasi menjadi lebih murah dan mudah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
u Dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik.
u Komputer mampu menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.
u Pemecahan masalah kelompok/tim.
u Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer.
u Sebagai pelengkap bukan pengganti.
u Sebagai suatu cara komunikasi bisnis.
u Meningkatkan produktivitas dan efektivitas pekerjaan.
u Peningkatan komunikasi dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat
2.5 Fasilitas dalam Otomatisasi Komputer
l Dilihat dari tenaga penggeraknya
Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenanga manusia Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenanga listrik atau baterai
l Dilihat dari car kerja dan komponen mesinnya
Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya.
l Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor
Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan, diantaranya adalah mesin tulis, mesin dikte,mesin penomor, dan asalah pensil.
2.6 Peranan otomatisasi perkantoran dalam pemecahan suatu masalah
Banyak aplikasi dalam otomatisasi kantor, membuat seorang manajer harus melakukan suatu pemilihan dalam membuat suatu sytem yang baik. Adapun yang mempengaruhi peranan otomatisasi perkantoran dalam pemecahan suatu masalah adalah berikut:
l Jenis Organisasi, yaitu seorang manajer diperusahaan dengan satu lokasi tidak akan mempertimbangkan konferensi audio dan video.
l Pilihan pribadi, manajer yang memilih komunikasi tatap muka tertarik pada konferensi video dan memanfaatkan kalender elektronik.
l Sumber daya OA yang tersedia paduan manajer dibatasi oleh sumber oleh sumber daya OA yang tersedia dalam perusahaan.
2.7 Pengguna Otomatisasi Komputer
Otomatisasi Kantor digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor. Pada dasarnya terdapat 4 kategori pengguna Otomatisasi Kantor, yaitu :
1) Manajer : orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2) Profesional : profesional tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya. Misalnya : pembeli, wiraniaga, dan asistenstaff khusus Manajer dan professional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3) Sekretaris : biasanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4) Pegawai administratif : melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen.
2.8 Tahap Penerapan Otomatisasi Perkantoran
Ø Tahap-tahap Penerapan Otomatisasi Kantor
1. Tradisional : penggunaan teknologi utamanya ditujukan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan produktivitas. Terfokus pada penggunaan word processing, fax, telepon dan lain-lain.
2. Transisional : ditandai dengan mulai digunakannya proses data secara elektronik serta dibangunnya aplikasi untuk keperluan pengarsipan, penyimpanan, dan komunikasi yang berbasis komputer. Contoh : pembuatan database (oracle), general ledger (informasi keuangan), EAS (sistem approval elektronik) dan lain-lain.
3. Transformasional : merupakan konvergensi telekomunikasi dan informasi (ICT). Contoh : teleconference, videoconference dan lain-lain.
Ø Cara Menerapkan (Virtual Office)
a. Menyediakan sumber daya komputer
b. Menyediakan sarana akses ke sumber daya informasi c. Menyediakan perlengkapan non komputer
d. Menyiapkan sarana telepon yang dapat dialihkan
e. Menyediakan kelengkapan untuk panggilan konferensi
f. Membuat jadwal pertemuan reguler
g. Melaksanakan urutan-urutan pekerjaan secara teratur
Ø Manfaat Menerapkan Kantor Virtual dalam Bisnis
Penerapan kantor virtual dalam dunia bisnis memiliki beberapa manfaat yaitu sebagai berikut :
a. Lebih fleksibel
b. Hemat biaya
c. Banyak pilihan pekerjaan
d. Penghasilan tak terbatas
e. Banyak mempunyai waktu luang dengan keluarga
Ø Keuntungan dari kantor virtual :
a. Pengurangan biaya fasilitas
b. Pengurangan biaya peralatan
c. Jaringan komunikasi formal
d. Pengurangan penghentian kerja
e. Kontribusi sosial
Ø Kerugian dari kantor virtual :
a. Rasa tidak memiliki
b. Takut kehilangan pekerjaan
c. Semangat kerja yang rendah
d. Ketegangan keluarga
2.9 Model Otomatisasi Perkantoran
Keterangan :
Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan. Informasi juga disediakan oleh lingkungan
2.10 Penggunaan Peralatan dalam Otomatisasi Kantor
1. Dilihat dari tenagan penggeraknya :
a. Mesin manual ialah mesin-mesin yang digerakkan oleh tenanga manusia
b. Mesin listrik (elektrik) ialah mesin-mesin yang digerakkan dengan tenaga listrik atau baterai
2. Dilihat dari cara kerja dan komponen mesinnya :
a. Mesin mekanik yaitu mesin-mesin yang rangkaian komponennya tampak bergerak dalam operasinya
b. Mesin elektronik yaitu mesin-mesin dengan rangkaian komponen elektronik, berupa kabel-kabel
3. Dilihat dari fungsinya dalam berbagai pekerjaan kantor :
a. Mesin-mesin untuk mencatat bahan keterangan, diantaranya adalah mesin tulis, mesin dikte, mesin penomor, dan asalah pensil
b. Mesin-mesin untuk menghimpun bahan keterangan diantaranya adalah pembuka surat mesin penjilid, hectmachine, pemotong kertas, dan pencatat uang kas
c. Mesin-mesian untuk mengolah bahan keterangan diantaranya adalah mesin jumlah, mesin hitung, dan komputer
d. Mesin-mesin untuk memperbanyak bahan keterangan diantaranya adalah mesin stensil,mesin stensil spiritus, mesin fotocopy, mesin perekam sheet, mesin offset, dan berbagai mesin cetak
e. Mesin-mesin untuk mengirimkan bahan keterangan diantaranya adalah telepon, dan interphone, teleprinter, dan facsimile
f. Mesin-mesin untuk menyimpan bahan keteragan diantaranya adalah mikrofilm, penghancur kertas, dan pelubang kertas/kartu (perforator)
2.11 Jenis-jenis Aplikasi Otomatisasi Kantor
Perkantoran merupakan kegiatan yang berhubungan dengan pelayanan dalam perolehan,pencatatan, penyimpanan, penganalisaan, dan pengkomunikasian informasi. Berikut ini adalah jenis-jenis aplikasi otomatisasi perkantoran yang dapat digunakan :
1. Pengolahan Kata (Word Processing)
2. Surat Elektronik (Electronic Mail/E-mail)
3. Voice Mail
4. Kalender Elektronik (Electronic Calendaring)
5. Konferensi Audio (Audio Conferencing)
6. Konferensi Video
7. Konferensi Komputer (Computer Conferencing)
8. Transmisi Faxsimili (Facsimile Transmission)
9. Pencitraan (Imaging)
10. VideoText
11. Desktop Publishing (DTP)
2.12 Sistem Pakar
Konsep sistem pakar adalah menirukan metodologi dan kinerja seorang manusia yang ahli dalam bidang atau domain tertentu yang spesifik.(Setiawan, 1993). Sistem pakar adalah program pemberian nasehat (advice giving) atau program konsultasi yang mengandung pengetahuan dan pengalaman yang dimasuki oleh satu atau banyak pakar kedalam satu domain pengetahuan tertentu. Agar setiap orang biasa memanfaatkannya untuk memecahkan suatu masalah. (Suparman,1991).
2.13 Kelebihan Sistem Pakar
l Memungkinkan orang awam bisa melakukan pekerjaan seorang pakar.
l Meningkatkan produktivitas kerja dengan jalan meningkatkan efisiensi pekerjaan.
l Menghemat waktu dalam menyelesaikan pekerjaan atau masalah yang kompleks.
l Menyederhanakan beberapa operasi.
l Pengolahan berulang-ulang secara otomatis.
l Tersedianya pengetahuan pakar bagi masyarakat luas
2.14 Kelemahan Sistem Pakar
u Pengembangan sistem pakar sangat sulit, seorang pakar yang baik sulit diperoleh. Memedatkan pengeahuan seorang pakar dan mengalihkannya menjadi sebuah program merupakan pekerjaan yang melelahkan dan memerlukan biaya yang besar.
u Sistem pakar sangat mahal untuk mengembangkan, mencoba dan mengirimkannya ke pemakai terakhir memerlukan biaya tinggi.
u Hampir semua sistem pakar (expert system) masih harus dapatdimplementasikan dalam komputer besar, sistem pakar yang dijalankan pada komputer pribadi tergolong sistem apkar kecil dan kurang canggih.
u Sistem pakar tidak 100 % menguntungkan karena produk seseorang tidak ada yang sempurna dan tidak selalu benar, oleh karena itu perlu dikaji ulang secara teliti sebelum digunakan.
2.15 Tahapan-tahapan pengembangan sistem pakar
• Identifikasi, Merupakan tahap penentuan hal-hal yang penting sebagai dasar dari permasalahan yang akan dianalisis.
• Konseptualitas, Hasil identifikasi masalah, dikonseptualisasikan dalam bentuk relasi antar data, hubungan antar pengetahuan dan konsep-konsep penting dan ideal yang akan diterapkan.
• Formalisasi, Konsep-konsep dari konseptualisasi diimplementasikan secara formal dalam tahap formalisasi.
• Implementasi, Apabila pengetahuan sudah diformalisasikan secara lengkap maka tahap implementasi dapat dimulai dengan membuat garis besar masalah kemudian memecahkan masalah kedalam modul-modul.
• Evaluasi, Tahap ini merupakan tahap pengujian terhadap sistem pakar yang telah dibangun dan untuk menemukan kesalahan-kesalahan yang masih ada.
• Pengembangan sistem, Fungsi dari pengembangan sistem adalah agar sistem yang dibangun tidak menjadi usang dan investasi tidak sia-sia. Hal pengembangan sistem yang paling berguna adalah proses dokumentasi sistem dimana didalamnya tersimpan semua hal penting yang menjadi tolak ukur pengembangan sistem di masa mendatang.
2.16 Bentuk Sistem Pakar
1. Berdiri sendiri.
2. Sistem pakar jenis ini merupakan bagian program yang terkandung didalam suatu algoritma (konvensional)
3. Menghubungkan ke software lain
4. Sistem Mengabdi. Sistem pakar merupakan bagian dari komputer khususyang dihubungkan dengan suatu fungsi tertentu
2.17 Struktur Sistem Pakar
Sistem pakar teridiri-dari 2 bagian pokok, yaitu : lingkungan pengembangan (development environment) dan lingkungan konsultasi (consultation environment). Lingkungan pengembangan digunakan sebagai pembangunan sistem pakar baik dari segi pembangunan komponen maupun basis pengetahuan. Lingkungan konsultasi digunakan oleh seorang yang bukan ahli untuk berkonsultasi.
Basis pengetahuan berisi pengetahuan-pengetahuan dalam penyelesaian masalah, tentu saja di dalam domain tertentu. Ada 2 bentuk pendekatan basis pengetahuan yang sangat umum digunakan, yaitu :
Cara representasi sistem pakar
Ada tiga teknik cara representasi dalam sistem pakar, yaitu:
l Production rule, Adalah model ide dasar dari sistem yang mempresentasikan pengetahuan dengan bentuk pasangan kondisi-aksi (jika-maka).
l Semantic network, Merupakan gambaran grafis dari pengetahuan yang terdiri node atau simbol dan hubungan atau link yang memperhatikan hubungan hirarkis antar objek.
l Frame, Adalah struktur data yang berisi semua pengetahuan tentang objek tertentu.
Kategori umum dari sistem pakar
Contoh beberapa sistem pakar
XSEL
Sistem pakar ini dapat bertindak sebagai asisten penjual yang membantu penjual komputer DEC memilihkan pesanan pelanggan sesuai dengan kebutuhan.
MYCIN
Sistem ini dikembangkan di Universitas Stanford pada pertengah-an 1970-an dengan tujuan untuk membantu jurumedis dalam mendiagnosa penyakit yang disebabkan oleh bakteri
PROSPECTOR
Sistem ini diciptakan oleh Richard Duda, Peter Hard, dan Rene Reboh pada tahun 1978 yang menyediakan kemampuan seperti seorang pakar di bidang geologi.
2.18 Model konseptual sistem pakar
Model konseptual sistem pakar yang paling umum diperlihatkan pada Gambar 5.21. Tampak bahwa terdapat 4 buah komponen penting, yakni basis pengetahuan (knowledge base), mesin inferensi (inference engine), fasilitas penjelasan, dan antarmuka pemakai.
l Basis pengetahuan merupakan komponen yang berisi pengetahuan- pengetahuan yang berasal dari pakar. Berisi sekumpulan fakta (fact) dan aturan (rule). Fakta berupa situasi masalah dan teori tentang area masalah. Aturan adalah suatu arahan yang menggunakan pengetahuan untuk memecahkan masalah pada bidang tertentu.
l Mesin inferensi adalah komponen yang menjadi otak sistem pakar. Bagian inilah yang berfungsi melakukan penalaran dan pengambilan kesimpulan.
l Fasilitas penjelas merupakan komponen yang berfungsi untuk mem- berikan penjelasan kepada pemakai yang memintanya. Jenis pertanyaan ;ang dapat ditangani biasanya berupa “Mengapa” dan “Bagaimana”. Tidak semua sistem pakar menyediakan bagian ini. Contoh berikut mem-berikan gambaran tentang penjelasan oleh sistem pakar.
l Antarmuka pemakai merupakai bagian yang menjembatani antara sistem dan pemakai. Melalui bagian inilah pemakai berkomunikasi dengan sistem.
KESIMPULAN
Tahun 1964 diperkenalkan satu generasi baru alat penghitung yang mempengaruhi cara penggunaan komputer. Konsep penggunaan komputer sebagai SIM (Sistem Informasi Manajemen) dipromosikan oleh pembuat komputer untuk mendukung peralatan baru tsb. Konsep SIM (Sistem Informasi Manajemen) menyadari bahwa aplikasi komputer harus diterapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi manajemen.
Otomatisasi kantor (office automation/OA) memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas diantara para manajer dan pekerja kantor melalui penggunaan alat elektronik. OA telah berkembang meliputi beragam aplikasi seperti konferensi jarak jauh, voice mail, e-mail, elektronik calendaring, facsimile transmission. Komputer dapat diprogram untuk melaksanakan sebagian penalaran logis yang sama seperti manusia, suatu aplikasi yang dinamakan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
DAFTAR PUSTAKA
http://fairuzelsaid.com/konsep-sistem-pakar/
https://blogaanwati.wordpress.com/2013/01/11/otomatisasi-kantor/.
http://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_otomatisasi_kantor.
http://nove82.blogspot.co.id/2014/10/otomatisasi-perkantoran-a.html